Mikser to znakomita okazja dla własnej prezentacji oraz networkingu. Zaproszenie kierujemy do członków SKKP i przedstawicieli środowisk, z którymi współdziałamy: zleceniodawców konferencji, kongresów i eventów, reprezentantów środowisk naukowych i stowarzyszeń zawodowych, izb hotelarskich i biur podróży, mediów, a także Koleżanek i Kolegów dotąd nie zrzeszonych – słowem: wszystkich zainteresowanych przyszłością branży przemysłu spotkań w Polsce.
Spotkanie wspierane jest przez Stowarzyszenie Polskich Mediów i redakcje TTG Poland i Meeting Planner.pl.
Przygotowano tezy do dyskusji podczas miksera :
w Polsce”
Inspiracje w 10 tezach przed mikserem biznesowym SKKP 21 marca 2013 roku
1. Obecna (przełom roku 2012/2013) sytuacja gospodarcza w kraju i na świecie napawa niepokojem. Od kilku lat utrzymują się zjawiska kryzysowe w gospodarce Unii Europejskiej, ostatnio pojawiły się zapowiedzi spowolnienia gospodarczego dotyczące Polski już od początku roku 2013. Należy się więc liczyć się ze zjawiskiem ograniczania budżetów przeznaczanych przez firmy na szkolenia, konferencje, spotkania firmowe i podróże motywacyjne.
2. Przedsiębiorcy w branży oraz instytucje powołane do jej wspierania nie mogą ograniczać się tylko do obserwowania w/w groźnych zjawisk. Bierne poddawanie się negatywnym trendowi może skutkować efektem „samosprawdzającej się przepowiedni”. Należy podjąć – w miarę możliwości ale i na miarę powagi sytuacji – działania służące minimalizowaniu negatywnych skutków dla firm w szeroko rozumianej branży MICE: kongresów, konferencji, szkoleń, eventów, targów, podróży motywacyjnych.
3. Można uznać, że stan zorganizowania tej dziedziny gospodarki w Polsce („polska branża MICE”) osiągnął etap dojrzałości. Za początek planowego rozwoju branży można przyjąć rok 1997, od kiedy rozpoczęto wdrażano program marek turystyki polskiej wspierany przez fundusze Phare TOURIN Unii Europejskiej. Obecnie działa w Polsce kilka organizacji: Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” (od 1998), Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel (od 2009 r.), Stowarzyszenia Branży Eventowej (od 2010 r.), MPI Poland Club (od 2010 r.), z których każda podejmuje cenne inicjatywy. Z okazji swego 15-lecia SKKP zdecydowało się podjąć nowe działania, służące nie tylko swoim członkom ale całej branży, tak jak Mikser Binzesowy w dniu 21.03.2013 r., który zgromadzi przedstawicieli środowiska decydentów, polityków, nauki i mediów.
Najistotniejsze etapy rozwoju branży: kilkuletnie działania Brand Managera Turystyki Biznesowej we współpracy z Urzędem Kultury Fizycznej i Turystyki (1997-1999); powstanie Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” (1998); zainicjowanie dorocznych szkoleń dla profesjonalistów pt. Europejska Akademia Organizatorów Konferencji (od 1997 13 edycji); realizacja targów turystyki biznesowej i towarzyszących debat: od 1998 trzynaście edycji pod zmieniającymi się nazwami (BTF, Meetings Poland Expo, Adrenalina, ITM Business Tourism); zainicjowanie wspólnego stoiska narodowego na targach EIBTM (maj 1998 r.); zainicjowanie Programu Ambasadorów Kongresów Polskich (pierwsza gala w grudniu 1998 r.); założenie pierwszego Convention Bureau z inicjatywy SKKP i Urzędu Miasta Wrocławia (2000), powstanie Convention Bureau w nowo powstałej strukturze Polskiej Organizacji Turystycznej (2001); sukcesywnie powstawanie miejskich Convention Bureaus; powstanie wyspecjalizowanych tytułów prasowych („Panorama Kongresów i Targów”, „Świat Kongresów i Targów”, „Kongresy&Konferencje”, „Mice Poland”, portale internetowe). Autor pragnie podkreślić, iż powyższy wykaz „kamieni milowych rozwoju polskiej branży MICE” w sposób oczywisty nie jest pełny i nie stanowi rankingu ich znaczenia; przeciwnie: powinien być inspiracją do analiz i opracowań służących wskazaniu zaleceń odnośnie kierunków rozwoju branży i podejmowanych działań.
4. Najistotniejszym czynnikiem warunkującym egzystencję firm w branży kongresowo-eventowej jest popyt (w angielskojęzycznej literaturze przedmiotu określane czasem jako „procurement” – zamówienia). Wyróżnić tu można trzy główne rynki generujące zamówienia:
a) Rynek korporacyjny („Corporate Market”)
b) Rynek stowarzyszeń („Association Market”)
c) Rynek zamówień publicznych („Public Institutions Market”).
Każdy z tych rynków powinien być analizowany pod kątem generowania zleceń odrębnie, tak by wskazać tkwiące w nim rezerwy. W tym zakresie brak jest takich analiz a działania adresowane do tych rynków są niewystarczające.
5. Szczególny potencjał tkwi w możliwości pozyskiwania zleceń zagranicznych. Obejmuje to wysoce konkurencyjny rynek kongresów międzynarodowych i innych międzynarodowych imprez. Niezależnie od wyraźnego postępu w zakresie promocji zagranicznej (np. stoiska narodowe na targach IMEX, EIBTM) wskazać można wciąż występujące bariery i niewykorzystane możliwości. Szczególnie cenne byłyby nowe rozwiązania wynikające z członkostwa w Unii Europejskiej, wśród nich: bardziej aktywne uczestnictwo Polski w rozlicznych programach skutkujących kongresami i wymianą osobową (np. misje gospodarcze), a także lokowanie w Polsce siedzib wyspecjalizowanych agend czy profesjonalnych organizacji/federacji.
6. Niezbędnym warunkiem skuteczności we wszystkich wymienianych obszarach jest współdziałanie z instytucjami powołanymi do wspierania branży. Wśród nich do najważniejszych należą: Polska Organizacja Turystyczna i jej komórka Poland Convention Bureau oraz Ministerstwo Sportu i Turystyki dysponujące systemem współfinansowania zadań publicznych. Szczególne znaczenie mają miejskie Convention Bureaus (Wrocław, Warszawa, Kraków, Gdańsk, Poznań, Katowice, Kielce). Autorowi nie jest znana obecna sytuacja Convention Bureau w Bydgoszczy i Toruniu; likwidacji uległo Szczecin Convention Bureau.
Rozumiejąc tradycyjne ograniczenia budżetowe instytucji publicznych, wskazać należy na unikatową cechę – możliwość wspierania „politycznego” np. poprzez patronaty, uwiarygadnianie inicjatyw branży, podnoszenie rangi wydarzeń, wspieranie starań w pozyskiwaniu innych partnerów publicznych. W tym zakresie wskazać można na znaczne fundusze w dyspozycji kilkudziesięciu instytucji publicznych, które realizują promocję Polski zagranicą.
7. Za główne obecne cele stojące przed branżą można uznać:
a) Maksymalizacja efektów wykorzystania środków obecnie dostępnych, które przeznaczane są na rozwijanie i promowanie dziedziny MICE;
b) Zwiększanie puli środków z przeznaczeniem na MICE w ramach budżetów instytucji związanych z turystyką;
c) Postulowanie zwiększania ilości środków przyznawanych w/w instytucjom w ustawie budżetowej (zapewne w obecnych warunkach mniej realne)
d) Zwiększanie środków dla branży MICE poprzez pozyskiwanie ich z innych niż turystyczne instytucji administracji publicznej (PAIIZ, PARP, Agencje Rozwoju Regionalnego, Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, inne resorty, urzędy marszałkowskie i miejskie, in.)
8. Współdziałanie z instytucjami publicznymi powinno odbywać się na zasadach partnerskich, wzajemnego poszanowania i respektowania swojej specyfiki działań. Praktyka wskazuje na potrzebę doskonalenia tych relacji, niestety po obu stronach utrzymują się uprzedzenia i negatywne stereotypy („niekompetentni urzędnicy”, „upolitycznienie polityki kadrowej”, „złe przepisy narzucające zła działanie”, „wyłącznie roszczeniowa postawa przedsiębiorców”, „branża niechętna lub niezdolna do łożenia środków na promocję”).
9. Realizacji wymienianych celów sprzyjać będzie zintegrowanie się organizacji branży MICE w Polsce poprzez uzgodnienie (w niezbędnym zakresie) wspólnego mianownika odnośnie rzecznictwa interesów branży, wyrażania wspólnych opinii oraz przedkładania postulatów branżowych. W dniu 24 stycznia 2013 roku w ramach targów ITM Business miała miejsce pierwsza tego typu debata z udziałem prezesów. Prezesi SKKP, MPI Poland Club, Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel i Stowarzyszenia Branży Eventowej rozmawiali o tym, jak współpracować dla wspólnego dobra. Ustalono potrzebę systematycznych konsultacji kierownictw organizacji SKKP, SBE, SOIT, MPI Poland oraz minimum raz do roku wspólne spotkanie w formule otwartej debaty, a także wzajemnie zapraszanie się na swoje wydarzenia i szkolenia. Jedną ze wspólnie zaakceptowanych inicjatyw jest realizowany w trzeciej dekadzie marca 2013 roku cykl spotkań branżowych pod nazwą "Meetings Week" służący m.in. budowaniu wizerunku branży. Program wydarzeń promuje branżowy portal MeetingPlanner.pl
10. Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” zdecydowane jest aktywnie realizować jedno ze swych podstawowych zadań: „Organizowanie współdziałania samorządu terytorialnego, administracji rządowej, organizacji społecznych i gospodarczych, w celu współtworzenia warunków i podstaw prawnych dla rozwoju usług konferencyjnych i kongresowych; propagowanie konferencji, kongresów i imprez motywacyjnych oraz innych form turystyki biznesowej jako elementów rozwoju gospodarczego” (par. 4 i par. 5 Statutu SKKP). Uznajemy, że dla dobra rozwoju całej branży niezbędny jest swoisty lobbing kierowany do otoczenia: polityków, radnych w samorządach, planistów rozwoju gospodarczego w resortach oraz mediów. Walczymy o pozytywny wizerunek profesjonalnych firm realizujących konferencje i kongresy oraz o powszechne uznanie, że spotkania biznesowe są niezastąpionym elementem rozwoju gospodarczego i intelektualnego, kluczowym momentem twórczych inicjatyw i źródłem innowacji. Kongresy i konferencje powinny być wspierane przez Państwo Polskie: regulacje prawne, w tym podatkowe, nie mogą traktować konferencji firm jako wydatku na luksusową rozrywkę albo dodatkowy dochód pracownika, konferencje, kongresy i szkolenia powinny być uwzględniane jako ważny element w budżetach instytucji publicznych, a co obecnie bardzo ważne – w planach wykorzystania środków Unii Europejskiej na lata 2014-20120.
Opracowanie:
Sławomir Wróblewski, wiceprezes/skarbnik SKKP