Co prawda stanowią one jedną z czterech części obejmujących zamówienie (obok wydarzeń specjalnych są to produkty multimedialne, usługi public relations/relacje z mediami, projektowanie graficzne/druk), ale przeznaczono na nie największą część budżetu. Maksymalna wartość zamówienia wynosi 1,8 mln euro, najwięcej 910 tys. euro ma być wydane na wydarzenia specjalne związane z działaniami komunikacyjnymi. Na projekty multimedialne przeznaczone będzie 300 tys. euro, usługi PR – 120 tys. euro, a na materiały graficzne i druk – 470 tys. euro.
Umowa ramowa dotycząca „wsparcia i realizacji działalności komunikacyjnej i informacyjnej” Biura Informacyjnego Parlamentu Europejskiego w Polsce (w Warszawie i we Wrocławiu) ma być zawarta na 4 lata. Oferty można składać na wszystkie wymienione w zamówieniu części, bądź tylko wybraną.
Przy ocenie ofert dotyczących realizacji wydarzeń będą brane pod uwagę cena oraz kryteria jakościowe – ogólne zrozumienie zapotrzebowania w odniesieniu do wymaganych usług (20 pkt.) i trafność proponowanej metodologii, w tym m.in. przejrzystość jakość planowania, zarządzanie projektem, dobór podwykonawców (20 pkt.), jakość zespołu i organizacja jego pracy (10 pkt.) i najbardziej punktowane (50 pkt) – jakość spójność proponowanej symulacji. By zostać zakwalifikowane do następnego etapu – oceny cen – oferty muszą uzyskać co najmniej 60 punktów łącznie za wszystkie kryteria jakościowe.
Cena zostanie podzielona przez liczbę punktów uzyskanych podczas oceny kryteriów jakościowych. Na pierwszej pozycji znajdzie się oferta o najniższym ilorazie.
Płatności w części dotyczącej eventów będą realizowane w postaci zaliczki – 30 proc. płatności końcowej (70 %) z 45-dniowym terminem płatności, przy czym zleceniodawca zakłada 20-dniowy termin na zatwierdzenie sprawozdania w celu dokonania płatności końcowej.
Termin składania ofert mija 20 lipca 2012 r. o godz. 14.